May đo đồng phục là hình thức sản xuất đồng phục theo thiết kế và yêu cầu riêng của doanh nghiệp, thay vì sử dụng các mẫu áo may sẵn. Việc nắm rõ quy trình may đo đồng phục không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chất lượng, chi phí và tiến độ sản xuất, mà còn đảm bảo đồng phục phù hợp với hình ảnh thương hiệu và nhu cầu sử dụng thực tế.
Kết quả nghiên cứu của Delta Textile Solutions (2025) cho thấy chuẩn hóa quy trình trong ngành dệt may giúp giảm 40–55% khối lượng làm lại.
Về cơ bản, quy trình may đo đồng phục chuyên nghiệp gồm 7 bước: xác định nhu cầu, thiết kế – duyệt mẫu, ký kết hợp đồng, chốt size, sản xuất – kiểm soát chất lượng và hoàn thiện bằng bàn giao, hậu mãi. Chi phí may đo sẽ thay đổi tùy theo 5 yếu tố chính như chất liệu vải, kiểu dáng thiết kế, công nghệ in thêu, số lượng đặt may, thời gian giao hàng và đơn vị cung cấp.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp rủi ro khi bỏ qua khâu duyệt vải, duyệt mẫu hoặc lựa chọn chất liệu giá rẻ, kém độ bền. Ngoài ra, hình thức may đo trọn gói cũng không phải lúc nào cũng phù hợp, đặc biệt với các đơn hàng gấp, số lượng ít hoặc ngân sách hạn chế, dễ dẫn đến lãng phí không cần thiết.
Cùng DONY tìm hiểu chi tiết 7 bước may đo đồng phục nhanh, chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!
Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ Quy Trình May Đo Đồng Phục Trước Khi Đặt Hàng?
Theo DONY, nắm rõ quy trình may đo đồng phục giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng, chi phí, tiến độ và đảm bảo đồng phục phù hợp với hình ảnh thương hiệu cũng như nhu cầu sử dụng thực tế.
- Đầu tiên, doanh nghiệp chủ động kiểm soát chất lượng sản phẩm từ khâu chọn chất liệu, màu sắc, form dáng đến kỹ thuật may. Điều này hạn chế tối đa tình trạng đồng phục không đúng yêu cầu hoặc phải sửa chữa nhiều lần.
- Thứ hai, nắm quy trình giúp doanh nghiệp dự trù và tối ưu chi phí. Khi hiểu rõ các bước như thiết kế, may mẫu, duyệt mẫu và sản xuất hàng loạt, doanh nghiệp sẽ tránh được các chi phí phát sinh do thay đổi ý tưởng hoặc chỉnh sửa sau khi đã vào chuyền may. Bên cạnh đó, quy trình rõ ràng giúp đảm bảo tiến độ giao hàng. Doanh nghiệp dễ dàng phối hợp với đơn vị may đo, chủ động sắp xếp thời gian cho các mốc quan trọng như đo size, duyệt mẫu, nhận hàng, đặc biệt quan trọng khi đồng phục phục vụ sự kiện, khai trương hoặc chiến dịch nội bộ.
- Cuối cùng, việc hiểu quy trình may đo còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính đồng bộ và chuyên nghiệp cho hình ảnh thương hiệu. Đồng phục được thiết kế và sản xuất bài bản sẽ thể hiện rõ bản sắc doanh nghiệp, tạo ấn tượng tích cực với khách hàng và nâng cao tinh thần gắn kết của nhân viên.
Tóm lại, nắm rõ quy trình may đo đồng phục không chỉ là bước chuẩn bị cần thiết mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đặt hàng hiệu quả, tiết kiệm và đạt kết quả như mong muốn.
Quy Trình May Đo Đồng Phục Tiêu Chuẩn Gồm Những Giai Đoạn Nào?
Quy trình may đo đồng phục tiêu chuẩn gồm 7 giai đoạn từ xác định nhu cầu, thiết kế, duyệt mẫu, ký hợp đồng, xác nhận size, sản xuất – kiểm soát chất lượng đến bàn giao và hậu mãi.
Bước 1: Xác định nhu cầu và định hướng thiết kế
Doanh nghiệp cần làm rõ mục đích sử dụng đồng phục (mặc hằng ngày, sự kiện, sản xuất, ngoài trời…), môi trường làm việc, đối tượng nhân sự và tần suất sử dụng. Song song đó là ngân sách dự kiến để đơn vị may đề xuất phương án phù hợp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp file logo gốc định dạng vector (AI, EPS, PDF) để đảm bảo hình in hoặc thêu sắc nét, đúng tỷ lệ và màu sắc thương hiệu.
Bước 2: Lên mẫu thiết kế demo và báo giá chi tiết
Dựa trên thông tin đầu vào, bộ phận thiết kế sẽ xây dựng bản vẽ mô phỏng 2D hoặc 3D, thể hiện form dáng, phối màu, vị trí logo và các chi tiết nhận diện.
Song song là bảng báo giá chi tiết, bóc tách rõ từng hạng mục như chất liệu vải, kỹ thuật in/thêu, phụ liệu và chi phí vận chuyển. Việc báo giá minh bạch giúp doanh nghiệp dễ so sánh giữa các nhà cung cấp và chủ động kiểm soát ngân sách.
Bước 3: Duyệt mẫu vải và áo mẫu
Ở bước này, doanh nghiệp được duyệt mẫu vải thực tế để kiểm tra màu sắc, độ dày, độ co giãn và cảm giác khi mặc. Tiếp theo là áo mẫu hoàn chỉnh, dùng để đánh giá form dáng, đường may và chất lượng in/thêu.
Đây là giai đoạn điều chỉnh cuối cùng trước khi sản xuất đại trà, giúp hạn chế tối đa rủi ro sai lệch so với thiết kế ban đầu.
Bước 4: Ký hợp đồng và đặt cọc
Sau khi thống nhất mẫu mã và báo giá, hai bên tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng cần quy định rõ loại vải, mã màu, kỹ thuật in/thêu, dung sai kích thước, tiến độ giao hàng, chế độ bảo hành và mức phạt nếu trễ tiến độ.
Thông thường, doanh nghiệp đặt cọc 30–50% giá trị đơn hàng để xưởng may chính thức triển khai sản xuất.
Bước 5: Xác nhận bảng size và phân bổ size nhân sự
Sau khi chốt áo mẫu, xưởng may cung cấp bộ size chuẩn theo form áo đã duyệt để nhân viên mặc thử trực tiếp (áp size). Kết quả được tổng hợp thành bảng phân bổ size chính thức, là căn cứ để cắt vải và sản xuất đại trà.
Bên cạnh đó, xưởng may chuyên nghiệp sẽ xử lý hoặc tính toán độ co rút của vải nhằm đảm bảo đồng phục giữ form ổn định sau nhiều lần giặt.
Bước 6: Sản xuất đại trà và kiểm soát chất lượng
Quy trình sản xuất gồm các công đoạn: cắt vải, in/thêu bán thành phẩm, may ráp, hoàn thiện và vệ sinh công nghiệp.
Trước khi đóng gói, toàn bộ sản phẩm được kiểm tra tại khâu KCS (QC) để đảm bảo đúng thông số kỹ thuật, form dáng, đường may và độ sắc nét của hình in. Sản phẩm lỗi sẽ được loại bỏ hoặc chỉnh sửa trước khi xuất xưởng.
Bước 7: Bàn giao và hậu mãi
Đồng phục được đóng gói theo quy cách, phân loại theo size và bàn giao kèm biên bản nghiệm thu. Doanh nghiệp nên kiểm tra ngẫu nhiên một số sản phẩm trước khi ký nhận.
Các đơn vị uy tín thường áp dụng bảo hành 3–6 tháng cho lỗi kỹ thuật như bung chỉ, bong tróc hình in hoặc phai màu bất thường, cùng chính sách hỗ trợ sau bán hàng rõ ràng.
Tuân thủ quy trình may đo đồng phục tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp nhận được sản phẩm chất lượng, đồng bộ và đúng tiến độ. Doanh nghiệp còn tối ưu được chi phí và nâng cao hình ảnh thương hiệu bền vững.
Chi Phí May Đo Đồng Phục Phụ Thuộc Vào Yếu Tố Nào?
Theo kinh nghiệm thực tế của DONY, chi phí may đo đồng phục phụ thuộc chủ yếu vào chất liệu vải, kiểu dáng thiết kế, công nghệ in thêu, số lượng đặt hàng, thời gian giao hàng và tiêu chuẩn của nhà cung cấp.
1. Chất liệu vải
Chất liệu vải là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến giá thành và độ bền của đồng phục. Thành phần sợi vải quyết định độ thoáng mát, khả năng thấm hút, độ bền màu và cảm giác khi mặc.
Không chỉ thành phần sợi, định lượng vải (GSM) cũng đóng vai trò quan trọng. Nghiên cứu của Vo và cộng sự (2020) đăng trên Sustainability Journal (Thụy Sĩ) chỉ ra rằng các loại vải có GSM cao, đặc biệt là vải cotton pha, có khả năng giữ form tốt hơn sau nhiều lần giặt. Đáng chú ý, nghiên cứu này cũng cho thấy một số sản phẩm giá thấp vẫn đạt kết quả mài mòn rất tốt, với độ co rút dưới 5%, gần tương đương hoặc chỉ chênh lệch rất nhỏ so với các sản phẩm đắt tiền hơn.
Giá thành không phản ánh chính xác độ bền trong mọi trường hợp. Yếu tố quan trọng nằm ở việc lựa chọn đúng chất liệu, đúng định lượng và kiểm soát trong quy trình sản xuất chuẩn hóa.
2. Kiểu dáng và thiết kế
Kiểu dáng và mức độ phức tạp của thiết kế ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí may đo. Những mẫu đồng phục có nhiều chi tiết như phối màu, túi, bo, ly xếp hoặc yêu cầu may theo form riêng sẽ tốn nhiều công đoạn và thời gian sản xuất hơn, từ đó làm tăng đơn giá. Ngược lại, các thiết kế đơn giản, may theo size tiêu chuẩn thường có chi phí thấp hơn.
3. Công nghệ in – thêu
Công nghệ in hoặc thêu logo, họa tiết cũng là yếu tố quan trọng quyết định giá thành.
In lụa phù hợp với đơn hàng số lượng lớn và hình in đơn giản, có chi phí thấp. In chuyển nhiệt cho phép thể hiện hình ảnh phức tạp, nhiều màu sắc với mức giá trung bình. Trong khi đó, thêu vi tính mang lại độ bền và tính thẩm mỹ cao, tạo cảm giác cao cấp nhưng chi phí thường cao hơn so với các phương pháp in.
4. Số lượng đặt hàng
Số lượng đặt hàng ảnh hưởng đến đơn giá theo nguyên tắc lợi thế quy mô. Khi đặt số lượng càng lớn, các chi phí cố định như thiết kế, ra rập hoặc chụp bản in được phân bổ trên nhiều sản phẩm hơn, giúp giá trên mỗi bộ đồng phục giảm xuống. Ngược lại, các đơn hàng nhỏ, đặc biệt dưới mức số lượng tối thiểu (MOQ), thường có đơn giá cao hơn hoặc phát sinh phụ phí.
5. Thời gian giao hàng và nhà cung cấp
Thời gian giao hàng cũng tác động đến chi phí sản xuất. Những đơn hàng cần gấp trong thời gian ngắn thường phát sinh chi phí tăng ca hoặc ưu tiên chuyền may.
Ngoài ra, các xưởng may uy tín với quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ thường có đơn giá cao hơn, nhưng đổi lại là sự đồng bộ, độ bền và tính chuyên nghiệp của đồng phục.
Những Rủi Ro Thường Gặp Nào Doanh Nghiệp Cần Tránh Khi May Đo Đồng Phục?
Doanh nghiệp dễ gặp rủi ro khi đặt may đồng phục nếu không duyệt mẫu vải, áo mẫu hoặc chọn vải giá rẻ, gây lệch màu và nhanh xuống cấp. Ngoài ra, may đo trọn gói không phù hợp với đơn hàng gấp, số lượng ít hoặc ngân sách thấp, dễ dẫn đến lãng phí.
1. Sai lầm trong khâu chọn vải và duyệt mẫu dễ gây lãng phí ngân sách
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là chỉ xem vải qua hình ảnh mà không duyệt mẫu vải thực tế. Màu sắc hiển thị trên màn hình phụ thuộc vào thiết bị và cài đặt, rất dễ xảy ra lệch màu so với vải thật. Để đảm bảo độ chính xác, doanh nghiệp nên yêu cầu mẫu vải và cung cấp mã màu Pantone nếu đồng phục cần tuân thủ chặt chẽ bộ nhận diện thương hiệu.
Việc chọn vải giá rẻ để tiết kiệm chi phí cũng tiềm ẩn nhiều hệ lụy. Vải chất lượng thấp thường thấm hút kém, gây nóng bức, dễ xù lông, bạc màu và mất form sau vài lần giặt. Khoản chi phí tiết kiệm ban đầu không thể bù đắp cho hình ảnh thiếu chuyên nghiệp khi nhân viên mặc đồng phục nhanh xuống cấp.
Đặc biệt, DONY nhấn mạnh rằng: bỏ qua bước duyệt áo mẫu là sai lầm nghiêm trọng. Áo mẫu giúp kiểm tra form dáng, đường may và chất lượng in/thêu trước khi sản xuất hàng loạt. Nếu phát hiện lỗi sau khi đã may số lượng lớn, chi phí sửa chữa hoặc làm lại sẽ rất cao, thậm chí phát sinh tranh chấp hợp đồng.
2. Trong trường hợp nào quy trình may đo trọn gói không phù hợp?
Dù mang lại chất lượng cao, quy trình may đo đồng phục trọn gói không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu. Doanh nghiệp nên cân nhắc giải pháp khác trong ba trường hợp sau:
- Thứ nhất, khi cần đồng phục gấp trong 24–48 giờ. Quy trình may đo tiêu chuẩn cần thời gian cho thiết kế, duyệt mẫu và sản xuất, nên không phù hợp với các sự kiện ngắn hạn. Khi đó, sử dụng áo phôi có sẵn và in nhanh là giải pháp hiệu quả hơn.
- Thứ hai, khi số lượng quá ít (dưới 10 sản phẩm). Chi phí may đo riêng lẻ sẽ cao do phải gánh toàn bộ chi phí cố định. Phương án kinh tế hơn là chọn áo may sẵn theo size chuẩn rồi in hoặc thêu logo.
- Thứ ba, khi ngân sách quá thấp. Với đơn giá dưới 80.000–100.000 đồng/áo polo, chất lượng may đo khó đảm bảo do buộc phải sử dụng vải và phụ liệu cấp thấp. Trong trường hợp này, áo may sẵn chất lượng trung bình thường mang lại hiệu quả sử dụng và hình ảnh tốt hơn.
Giải Đáp Thắc Mắc Thường Gặp Về Dịch Vụ May Đo Đồng Phục
1. Thời gian từ lúc thiết kế đến khi nhận áo thường mất bao lâu?
Thời gian trung bình cho một đơn hàng đồng phục tiêu chuẩn là 7-15 ngày làm việc, tính từ khi chốt thiết kế và ký hợp đồng. Thời gian cụ thể phụ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm, số lượng đặt hàng và công suất hiện tại của xưởng. Nếu cần làm gấp, có thể rút ngắn xuống 5-7 ngày nhưng sẽ phát sinh phí làm ngoài giờ.
2. Chi phí làm mẫu có được hoàn lại khi đặt hàng chính thức không?
Phần lớn các xưởng may sẽ hoàn lại hoặc trừ vào đơn hàng chính thức nếu khách hàng chốt đơn với số lượng đủ lớn. Chính sách cụ thể thay đổi tùy từng đơn vị, do đó cần hỏi rõ và ghi vào hợp đồng ngay từ đầu.
Tham khảo thêm bài viết hướng dẫn chi tiết về cách tiết kiệm chi phí khi may đồng phục tại link: https://dongphuc.dony.vn/cach-tiet-kiem-chi-phi-may-dong-phuc/.
3. Làm sao để xử lý nếu sản phẩm nhận được bị lỗi hoặc sai size?
Khi phát hiện lỗi, cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp trong thời gian bảo hành. Đối với lỗi kỹ thuật do nhà sản xuất (bung chỉ, bong hình in, sai thông số), đơn vị có trách nhiệm sửa chữa hoặc đổi mới miễn phí. Tuy nhiên, nếu lỗi do sử dụng sai cách (giặt máy nhiệt độ cao, sấy khô…), có thể không được hỗ trợ.
Để tránh bỏ sót lỗi và xử lý kịp thời ngay khi nhận hàng, bạn nên tham khảo Hướng dẫn cách kiểm tra lỗi quần áo đồng phục trước khi ký nhận và đưa vào sử dụng.
4. Có thể đặt may bổ sung số lượng ít sau khi đã hoàn thành đơn hàng lớn không?
Có thể, nhưng đơn giá sẽ cao hơn do không đạt mức MOQ và phải thiết lập lại dây chuyền. Giải pháp tối ưu là dự trù trước một lượng dư (thường 5-10%) cho nhân viên mới hoặc thay thế đồng phục hư hỏng. Một số doanh nghiệp ký hợp đồng khung với xưởng may để đặt bổ sung định kỳ với giá ưu đãi.
Bạn nên xem thêm Những lưu ý khi đặt may đồng phục để chủ động dự trù số lượng và tối ưu chi phí khi cần may bổ sung.
5. Đơn vị nào cung cấp dịch vụ may đo đồng phục uy tín, chuyên nghiệp ?
DONY cung cấp giải pháp may đo đồng phục uy tín, theo quy trình chuẩn trên toàn quốc. Đơn vị nhận sản xuất áo thun đồng phục, áo polo đồng phục, áo sơ mi đồng phục, áo khoác đồng phục… làm đồng phục công ty, đồng phục ngân hàng, đồng phục spa, đồng phục khách sạn, đồng phục nhà hàng, đồng phục quán cafe…
Ưu điểm khi may đồng phục tại DONY:
- Xưởng may trực tiếp tại TP.HCM, chủ động sản xuất, không qua trung gian.
- Quy trình may đo chuẩn, rõ ràng từ tư vấn – thiết kế – duyệt mẫu – sản xuất.
- Tư vấn chọn vải phù hợp môi trường làm việc và ngân sách doanh nghiệp.
- Form dáng chuẩn người Việt, size số đồng bộ, dễ mặc.
- Duyệt mẫu vải và áo mẫu thực tế trước khi sản xuất hàng loạt.
- In – thêu logo sắc nét, bền màu, đúng nhận diện thương hiệu.
- Báo giá minh bạch, tối ưu chi phí theo số lượng.
- Cam kết đúng tiến độ, hạn chế rủi ro phát sinh.
- Nhận đơn hàng toàn quốc, giao hàng tận nơi, hậu mãi rõ ràng.
Liên hệ với DONY để được tư vấn cụ thể hơn nếu có nhu cầu đặt may đồng phục nhé!
